办事流程

 

一、普通教室/商业街摊位申请：

（活动参与人数超300人时需安全预案，提交安全处签字盖章，安全预案在文件筐的其中一个蓝色文件夹里）

1. 至少提前一个工作日申请。

2. 申请单一般都放在文件筐里：一式三张。（即白黄粉三张为一式；请一式三张撕下来再填写，以免字迹印到后面的申请单上）

3. 申请单由申请人自行填写，填写后请学生助理帮其检查是否规范、是否有缺漏。

4. 检查完毕后，请申请人将申请单拿给相应的负责老师签字批准。

详情如下：

l （活动无外来人员）：

一级（即校级）学生组织活动——团委老师签字，盖团委印章；

班会活动——组织老师（辅导员或班主任）签字；

书院、社团活动——书院分团委书记签字，盖分团委印章（有指导老师的社团需指导老师先行签字）；

行政部门（含二级学院）——办公室主任/秘书签字，盖二级部门印章；

明德教育——明德培训中心培训部主任签字，盖明德教育印章。

l （活动有外来人员）：

一级学生组织活动——团委老师签字、学工处处长签字，盖团委印章；

书院、社团活动——分管书院分团委书记签字、书院副院长签字，盖分团委印章（有指导老师的社团需指导老师先行签字）；

行政部门（含二级学院）——二级部门负责人签字，盖二级部门印章；

明德教育——明德培训中心培训部主任签字，盖明德教育印章。

5. 普通教室/商业街摊位的申请，需让申请人在老师签字盖章批准后，自行前往图书馆一楼的事务中心，与事务中心的工作人员进行场地申请的沟通（询问合适的场地完成预约申请），完成申请后该一式三张的申请单由申请人保留其中一张（另两张留底于事务中心），并于申请使用的时间段带去申请的场地作为申请凭据与检查指标（学校保卫处会巡逻检查该申请是否合规合理）。当申请人完成申请后，请他返回办公室值班处，学生助理负责进行普通教室/商业街摊位申请的登记，请完成纸质版与电子版（记得保存！）的登记。

6. 其他申请人若再来申请场地使用时，请检查核对是否与之前的申请有冲突，倘若有冲突请后来的申请人自行更改。

 

二、大型场馆申请

（活动参与人数超300人时需安全预案，提交安全处签字盖章，安全预案在文件筐的其中一个蓝色文件夹里）

1. 至少提前三个工作日申请。

第2. 3. 点同上

4. 学生助理检查完申请单后，请申请人将申请单拿给相应的负责老师签字盖章。

详情如下：

一级学生组织活动——团委老师签字、学工处处长签字，盖团委印章；

书院、社团活动——分管书院分团委书记签字、书院副院长签字，盖分团委印章，学工处处长签字（有指导老师的社团需指导老师先行签字）；

行政部门（含二级学院）——二级部门负责人签字，盖二级部门印章；

明德教育——明德培训中心培训部主任签字，盖明德教育印章。资产经营公司总经理签字。

第5. 6. 点同上

7. 大型场馆的申请请勿随便应允，建议他们与负责老师先进行协商沟通。

8. 特别注意：商业用途场馆租用需至少提前三个工作日申请。

（活动参与人数超300人时需安全预案，提交安全处签字盖章）

校内有对接单位的，需报二级单位负责人审核签字后至事务中心（收件办理），事务中心对接资产经营公司后通知经办人；校内无对接单位的，直接至事务中心或资产经营公司——事务中心引导商家与资产经营公司对接。

三、横幅申请

1. 至少提前一个工作日申请。

2. 申请单：横幅审批表分为上、下两联（上下两联所填内容需全部一致）。

3. 横幅审批表需由申请人自行将上下两联填写完整（经手人由当时段值班的学生助理签名），填写完成后由学生助理帮其核对检查（检查填写的准确性、与之前的申请段位或是日期是否有冲突，有则改之）。

4. 检查完申请单后，将申请单拿给老师（韦凯时老师或者陈伟坚老师，前者优先）签字批准。

5. 纸质版与电子版登记信息录入！

6. 特别注意：另外存档两个电子档记录！

登记信息录入完成后，请拍下完整的横幅审批表（上、下两联），作为电子版原图上传至值班处的电脑文件夹里（桌面有对应的文件夹，请勿放错位置）；要求申请人将横幅的电子版原图发给学生助理，并上传至对应的文件夹里。

7. 最后，横幅审批表的上联由学生助理留底夹入对应的文件夹中，下联由申请人自行保管（横幅挂起之日起需贴在横幅右下角以示申请的合规合理；倘若不然则视为违规，保卫处的警卫会将横幅没收带走）

 

四、LED屏申请

1. 至少提前三个工作日申请。

2. LED屏申请至多可以申请七天（倘若申请周期超过七天需续申请），且同时至多可以有五个书院或组织同时申请。

3. LED屏有专门的申请单（一张分为三联）。

4. 其他的都同横幅申请一样。

千万记得登记（纸质版与电子版），记得电子图存档（完整一张至少含两联+电子版led字幕图），记得留底（申请人保留一份，团委学生助理自留一份并放入相应文件夹中；倘若五大书院同时申请led屏，各书院各保留一联（即共五联），学生助理留底仅填一联并将五大书院的名字分别填写清楚即可）！

 

五、学生交流中心部分教室使用权（包含钥匙）

倘若有校级组织或是社团的同学来申请学生交流中心教室的使用权，需要借钥匙，请他们填写一式三张的教室申请单，学生助理留底前两张（统一夹在左边文件筐内的文件夹中），申请人留底一张（这张作为场地使用时的凭据，避免其他组织使用冲突与纠纷），预约使用的时间与场地需报备给办公室，需得到肯定回复后方可，并将预约信息发送至厦工团委工作群内互相告知。